چگونه ریز موارد پشتیبانی را به گوش کارفرما برسانیم ؟

سلام
چند وقتیه سر بحث پشتیبانی با دوتا از مشتریام مشکل پیدا کردم. هرچی بهشون میگم تغییرات شامل پشتیبانی نیست و داخل قرار داد ذکر شده باورشون نمیشه. تا میگم فاکتور میشه بهشون میخوره!
یا بقیشون موقع تمدید میگن ما که کاری نداشتیم و همش 4 5 بار تلفن زدیم لطفا تخفیف بدین!!
واقعا چیکار باید کرد باهاشون؟ میخوام هربروز رسانی که داخل cms ها رخ میده را لاگ کنم و بهشون ارائه بدم ( ماهیانه ). برنامه خاصی سراغ دارین که از قبل نوشتن برای همین کار؟ نحوه ارایه گزارش به مشتری چطوری باشه؟ ایمیل کنم براش؟ داخل خود جوملا و... پیام خصوصی کنم؟ پیامک بفرستم؟ داخل بخش پشتیبانی سایت نمایش بدم ؟؟